O planejamento e a gestão são requisitos fundamentais para o sucesso em qualquer projeto, independente de qual seja o porte da empresa. São a base para a alocação de recursos, tomada de decisão e definição de atividades na direção dos objetivos escolhidos.

Enquanto o planejamento reflete a estratégia, estabelece a estrutura e traça o caminho, a gestão é responsável por fazer a coisa acontecer. Ela coordena as equipes e acompanha a evolução dos resultados, sendo fundamental para identificar possíveis desvios de rota.

Uma questão de escolha

Planejar significa definir objetivos e avaliar os caminhos para se chegar até eles. Mas, ao mesmo tempo – e tão importante quanto -, significa fazer escolhas. É um processo de deixar algumas coisas de lado e dizer os “nãos” e assim aliviar a carga para a seguir em frente. O primeiro passo do planejamento, portanto, trata-se de assumir o que se quer e reconhecer a necessidade de desapegar do que não serve.

As etapas do processo

• Mapeamento do negócio: avaliar os aspectos relevantes tanto com relação à situação atual da empresa (recursos financeiros e operacionais, capacidade produtiva, diferencial competitivo etc.) quanto ao mercado (concorrentes, posicionamento de preço, mercado potencial, área geográfica de atuação etc.);
• Metas e objetivos: estabelecer metas e objetivos relevantes, claros, específicos, mensuráveis e realistas para direcionar as ações das equipes e decisões estratégicas. Estabelecer uma meta financeira é fácil. Mas um bom planejamento deve ser capaz de identificar os vínculos entre a realidade e os objetivos aspiracionais, e traçar metas para gerenciar as atividades;
• Cenários e simulações: tão logo seja mapeada a realidade em que a empresa se encontra e onde se quer chegar, é possível traçar o caminho que liga um ponto ao outro, e representar esta jornada através da construção de modelos que permitam avaliar as variáveis mais relevantes, aquelas que provocam mais impactos nos resultados finais;
• Estrutura, recursos e linha do tempo: elaborar cenários quer permita identificar quais os principais alicerces do projeto, os recursos necessários e em que tempo eles devem estar disponíveis. Além disso, devem ser avaliados caminhos alternativos, caso seja necessário tomar outro rumo durante a execução do plano;
• Execução: fazer acontecer o plano que foi estabelecido, começando rapidamente, monitorando a evolução dos resultados através de indicadores de desempenho e fazendo os ajustes necessários. Nada acontece de forma adequada sem que sejam estabelecidos os rituais de acompanhamento, os responsáveis e as responsabilidades, sempre tendo em vista os objetivos estratégicos.

Modelando a realidade

Este ponto vale especial atenção, pois costuma ser decisivo no sucesso do planejamento e execução de um projeto. Não se trata de representar com precisão a realidade, já que esta costuma ser complexa e cheia de imprevistos; mas sim construir um modelo que equilibre objetividade e simplicidade na sua utilização com a capacidade de avaliar os impactos das principais variáveis nos pontos-chaves do negócio (seja custos, receitas, produtividade, capacidade de implantação e gerenciamento) através de uma análise de sensibilidade.

O modelo deve ser estruturado, desde os primeiros rabiscos, levando em conta que haverá mudanças. Elas serão inevitáveis, pois fazem parte do processo de refinamento. Assim, não se deve esperar que se acerte de primeira. O importante é ter uma base sólida, confiável e que permita avaliar as decisões e reflexos do que estiver sendo realizado durante a implantação.

Aprendizado contínuo

Em tempos de pressão por resultados rápidos, um planejamento organizado e estruturado, aliado a uma gestão que permita identificar os desvios do caminho e adotar as correções de percurso, é essencial para que um projeto possa ser colocado em execução em pouco tempo. A empresa deve estar ciente de que este é um processo de aprendizado contínuo, de avaliações e revisões constantes, sempre seguindo a essência do que foi escolhido. Desta forma, as organizações estarão preparadas para atingir seus objetivos de maneira consistente. E começar a sonhar com os próximos.

Por Henrique Bacellar, Gerente de Projeto da Pratika Consultoria.